旅費交通費に該当するものや仕訳方法について解説
経理職において、旅費交通費の仕訳や精算は切っても切り離せません。
「交通系電子マネーにチャージする・仮払いする・従業員が立て替える・領収を紛失した」といったケースに対応する必要があります。
そんな旅費交通費について、ご紹介しています。
旅費交通費に該当するもの
会社の業務で利用する交通費は、旅費交通費として経費に計上できます。
具体的には、以下のようなものが旅費交通費に該当してきます。
- 旅費交通費に該当するもの
- 電車代
- バス代
- 回数券
- 定期券
- 指定席代
- 航空運賃
- 空港使用料
- ガソリン代
- タクシー代
- 仮払出張費
- ビザ取得費
- 有料駐車場代
- 高速道路料金
- レンタカー代
- パーキング料金
- パスポート交付手数料
- 出張の際の日当・宿泊費(注1)
注1
宿泊費用も「旅費交通費」に計上して問題ありません。
上記に該当するものでも、映画を見に行くなどのプライベートな目的であれば、交通費として経費に計上できません。
⇧目次に戻る旅費交通費の仕訳
従業員がお客さんのところに、電車を使い挨拶しに行った。
その際、電車賃210円(往復で420円)がかかった。
仕訳は以下のようになります。
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 旅費交通費 420円 | 現金 420円 |
交通系電子マネーにチャージした場合
交通費を電子マネーにチャージして、そこから支払った場合はどうなるのですか？
チャージしたときには「貯蔵品」で、実際に支払ったときに貯蔵品から旅費交通費に振り替えます。
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 貯蔵品 5,000円 | 現金 5,000円 (チャージした従業員に渡す) |
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 旅費交通費 640円 | 貯蔵品 640円 |
仮払いした場合
従業員が3泊4日で出張することになったのですが、出張先でどのくらい旅費交通費などがかかるのか分かりません。
こういった場合、どうすればいいのでしょうか？
ある程度の現金を「出張なされる従業員さん」にお渡しし、実際にかかった費用を戻ってから精算するのがよろしいかと存じ上げます。
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 仮払金 10万円 | 現金 10万円 (出張する従業員に渡す) |
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 旅費交通費 3万円 現金 7万円 (出張した従業員さんから戻してもらう) | 仮払金 10万円 |
従業員が立て替えた場合
急に従業員が出張することになり、事前にお金を渡し損ねました。
どうすればいいのでしょうか？
出張から戻ってきたら、領収書をもとに精算すれば大丈夫です。
従業員が旅費交通費を立て替えて支払った時点においては、会社としては何の仕訳も起こしません。
出張先から従業員が戻り、領収書の提出などがされた際に、旅費交通費の仕訳を起こします。
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 何もしない(仕訳不要) | |
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 旅費交通費 6,500円 (領収書等の金額) | 現金 6,500円 (出張した従業員に渡す) |
旅費交通費の領収書がない場合の対処法
すいません。タクシー代の領収書を紛失しました。どうすればいいでしょうか？
伝票を起こしましょう。
旅費交通費に関する領収を紛失した場合や、そもそもバスなどを利用して領収書がない場合には、自身で移動の記録を作成する必要があります。
具体的には伝票を起こす・社内規定の旅費精算シートに記入する、といったことなどが挙げられます。
どのような形式であれ、旅費交通費として経費計上するめには、以下の項目は必ず記載しましょう。
- 旅費交通費として精算するために必要な項目
- 日付
- 行先
- 目的
- 金額
まとめ、及びよくある質問
今回の記事では、
- 旅費交通費に該当するもの
- 交通系電子マネーにチャージした場合の仕訳
- 旅費交通費を仮払いした場合の仕訳
- 旅費交通費を従業員が立て替えた場合の仕訳
- 旅費交通費の領収書がない場合の対処法
について解説しました。
また「よくある質問とその回答」は以下のようになります。
- よくある質問とその回答
- 領収書がない旅費交通費は、経費に計上できませんか？
- 伝票を起こしたり、社内規定の旅費精算シートなどに記入すれば経費計上できます。ただし、どのような形式であれ「日付・行先・目的・金額」は、必ず記載する必要があります。
最後まで閲覧して頂きありがとうございます。
- この記事を書いた人
- 都心綜合会計事務所
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